Sinds 25 mei 2018 is in de hele Europese Unie nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), van kracht. Deze geldt voor elke organisatie, dus ook voor sportverenigingen zoals de onze.
De nieuwe privacywetgeving beoogt burgers meer grip te geven op de verwerking van hun persoonsgegevens door organisaties. Het bestuur heeft namens de vereniging haar processen en werkwijzen in kaart gebracht en het AVG-stappenplan van het Huis voor de Sport doorlopen. Op grond daarvan zijn we ‘AVG-proof’ bevonden.
Om onze leden te informeren over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens die wij verwerken en hun rechten daaromtrent, hebben we de onderstaande privacyverklaring opgesteld. Voordat u die gaat lezen, is het ook handig om te weten dat leden zelf kunnen aangeven of ze hun e-mailadres en telefoonnummer willen delen met hun clubgenoten. Deze gegevens zijn voor clubgenoten in te zien via de ClubApp (‘Mijn profiel’ - ‘Instellingen’ [het symbooltje met drie horizontale lijnen naast de profielfoto]) en via ‘Mijn T.P.V. De Dassenburcht’ (op het tabblad ‘Mijn profiel’). Daar kunt u de zichtbaarheid van uw e-mailadres en telefoonnummer zelf aanpassen. Lukt u dat zelf niet, dan kunt u ook de ledenadministrateur (Rob Laumen) verzoeken om dit voor u te doen in KNLTB.Club.
Privacybeleid
TPV De Dassenburcht hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. TPV De Dassenburcht houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt in ieder geval met zich mee dat wij:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt (deze doelen en het type persoonsgegevens worden beschreven in dit privacybeleid)
- De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
- Uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren
Als TPV De Dassenburcht zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van verenigingsleden
Persoonsgegevens van verenigingsleden worden door TPV De Dassenburcht verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Administratieve doeleinden (o.a. ledenadministratie, contributieheffing, enz.)
- Het informeren van leden d.m.v. nieuwsuitingen
- Het oproepen van leden voor vergaderingen en andere activiteiten
- Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst
De grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan TPV De Dassenburcht de volgende persoonsgegevens van u vragen c.q. verwerken:
- Geslacht
- Geboortedatum
- Voorletters
- Voornaam
- Achternaam
- Adres
- Woonplaats
- Telefoonnummer(s)
- E-mailadres(sen)
- Nationaliteit
- Pasfoto
- Bankrekeningnummer
Daarnaast verwerken wij de volgende gegevens van leden:
- Abonnementsgegevens (startdatum abonnement, einddatum abonnement, datum laatste wijziging van abonnement)
- Spelersprofielgegevens (bondsnummer, speelsterkte enkel/dubbel)
- Rolgegevens (bondsrollen)
Foto's en videobeelden
Tijdens activiteiten is het gebruikelijk dat er foto's (en eventueel video-opnames) gemaakt worden. Als een lid foto’s aanlevert met de bedoeling om deze te publiceren in een nieuwsbrief, op de website, op sociale media of via andere kanalen van de vereniging wordt ervan uitgegaan dat personen die herkenbaar in beeld zijn gebracht hier hun toestemming voor hebben gegeven.
Indien u ernstig bezwaar hebt tegen reeds gepubliceerd fotomateriaal, kunt u dit via e-mail doorgeven aan de secretaris (zie Contactgegevens), waarna wij zo mogelijk de publicatie kunnen aanpassen. Ouders/verzorgenden van jeugdleden kunnen dit kenbaar maken voor hun kinderen.
Om de accommodatie en de eigendommen van TPV De Dassenburcht te beschermen tegen inbraak, vandalisme en andere vormen van criminaliteit, maken we gebruik van een camerabeveiligingssysteem. Camerabeelden worden 24 uur per dag en 7 dagen per week opgenomen. Deze zullen worden bewaard voor een periode van 14 dagen en zullen uitsluitend worden bekeken indien daartoe een concrete aanleiding is. Leden zijn ten tijde van de installatie van het beveiligingssysteem geïnformeerd via e-mail en website, en personen op de accommodatie worden geattendeerd op de aanwezigheid van de camera's door middel van informatiebordjes.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (KNLTB.Club/LISA) voor:
- Het verzorgen van de (financiële) administratie
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
- Het uitwisselen van ledengegevens met de KNLTB
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
TPV De Dassenburcht bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Uw gegevens worden door TPV De Dassenburcht opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode:
- Gedurende de looptijd van de overeenkomst (m.a.w. zo lang de persoon lid is van de vereniging) en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. We hebben bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens TPV De Dassenburcht van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
- Onze bestuursleden, commissieleden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Datalekken
Wat is een datalek? Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens, zonder dat dit de bedoeling was.
Als we kennisnemen van of op de hoogte worden gesteld over een datalek bij TPV De Dassenburcht, zullen we het actieplan van de Autoriteit Persoonsgegevens volgen.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende instantie op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
TPV De Dassenburcht
Postbus 92
6336 ZH Hulsberg
E-mail: [email protected]